Vous avez un projet et vous pensez que l'Europe peut vous aider ? De nombreuses aides existent, dont le programme régional FEDER FSE+ et FTJ.

Le programme régional identifie les types de projets à soutenir pour que les Hauts-de-France participent pleinement à une Europe plus intelligente, plus verte, plus sociale et inclusive et plus proche de ses citoyens. Le Document de Mise en oeuvre (DOMO) ou, quand il s'agit d'appels à projet, leurs cahiers des charges constituent le cadre d'intervention. Ces documents précisent les conditions d'éligibilité, les critères et modalités de sélection des projets pour bénéficier d'une subvention. Surtout vous y trouverez le contact précis et adapté pour vous accompagner dans vos démarches.

Ce qu'il faut retenir :

• l'aide européenne est attribuée à des projets bien définis
• les projets doivent répondre d'un point de vue stratégique et administratif aux conditions décrites dans le document de référence : il doit être admissible et éligible
• contactez le plus en amont possible le point de contact identifié dans le DOMO ou le cahier des charges

Votre projet est susceptible de bénéficier d'une aide du programme régional FEDER FSE+ FTJ. Vous vous préparez à déposer une demande de subvention ?

CE QU'IL FAUT SAVOIR AVANT DE COMMENCER !

• Signalez votre intention de déposer une demande d'aide européenne au plus tôt (téléchargez le modèle) et avant tout démarrage de votre opération. Ceci permet de garantir la prise en compte des dépenses inhérentes au projet au plus tôt.

• Le dépôt est dématérialisé et s'effectue sur le portail E-Synergie (téléchargez le Guide Utilisateur), la première personne connectée doit habiliter les personnes qui feront les différentes saisies dans E-Synergie il convient de les identifier en amont (Consultez le Guide Gestionnaire)

• Des documents sont à télécharger : préparez-les en amont ! Ils sont accessibles dans l'encadré ci-après.

PENDANT LA SAISIE !

La Règle d'or : Ecrivez ce que vous allez faire, faites ce que vous avez écrit, dites ce que vous avez fait !

En effet ce que vous aurez renseigné dans E-synergie concernant votre projet servira de base à la convention d'attribution de l'aide si votre projet est sélectionné. Le budget retenu sera votre base pour justifier vos dépenses et définir les justificatifs à produire.

Points spécifiques à retenir :

• La communication sur le financement européen de votre projet doit être renseigné dès la saisie dans E-Synergie, consultez la page dédiée pour savoir ce que vous devez prévoir.
• Votre projet doit respecter 4 principes horizontaux (égalité femme homme, non discrimunation et égalité des chances, développement durable et charte des droits fondamentaux de l'Union) : retrouvez des fiches de présentation dans la rubrique RESSOURCES.

LES DOCUMENTS A PRÉPARER !

Plusieurs documents vous seront demandés pendant la vie de votre projet, son instruction et son suivi. Alors préparez-les en amont :

1. Pièces administratives, selon votre statut juridique (SIRET, RIB, attestation des cofinanceurs ou de leur intention à financer, attestation de non récupération de TVA le cas échéant, attestation de la capacité à engager la structure pour le représentant légal...)
2. Pièces justificatives selon les catégories de dépenses du projet (fiche de poste pour la valorisation de personnel de la structure, devis pour les acquisitions d'équipement ou les projets de construction,..)
3. Pièces justificatives selon la nature du projet (études, actes de propriétés, accord de consortium pour les actions collectives,...)
4. Pièces justificatives à fournir si certaines dépenses de votre projet sont effectuées par voie de commande publique 

Tout au long de l’exécution de votre projet, vous serez amené à collecter et produire des documents qui seront demandés lors de la demande de paiement. Quelques bonnes pratiques peuvent permettre de faciliter le traitement de cette demande.

• Affecter la mission de suivi du projet à une personne lors du démarrage. Idéalement, cette personne devrait assurer un suivi administratif et financier, tout en étant en mesure de rendre compte de la mise en œuvre des opérations financées.
• Documenter la vie du projet en archivant et en datant l’ensemble des documents administratifs liés. Une liste indicative de ces documents est disponible dans la section dédiée à la demande de paiement.
• Archiver en suivant un plan de classement et des règles de nommage pour faciliter le traitement de vos pièces.
• Garder toutes les pièces comptables probantes liées à l’exécution du projet.
• Pour chacun des documents, veiller à leur conformité et à la présence des mentions obligatoires (date, noms des commanditaires et destinataires, signatures etc.)
• En cas de mobilité au sein de votre organisation, pensez à transmettre l’intégralité de l’historique du projet et à la communication du dossier administratif attaché.
• Toute modification substantielle du projet doit être communiquée aux services de la Région Hauts-de-France, veillez à communiquer avec les services instructeurs.
• La communication européenne fait partie intégrante de votre projet, pensez à valoriser vos actions tout au long de la réalisation en y intégrant les éléments de la charte graphique. Consultez la page dédiée !

COMMENT DÉPOSER UNE DEMANDE DE PAIEMENT

Le dépôt se fait généralement par voie dématérialisée sur le portail E-SYNERGIE. L’ensemble des pièces et informations nécessaires au dépôt de la demande de paiement sont disponibles sur le portail. Les renseignements et les pièces justificatives sont à joindre directement lors du dépôt (à télécharger dans l’encadré ci-dessous).

Pour naviguer sur la plateforme de dépôt de demande de paiement, consultez le guide porteur e-Synergie (à télécharger dans l’encadré ci-dessous).

Une attention toute particulière doit être portée sur la publicité européenne autour de votre projet. En effet, cette nouvelle programmation 21-27 met en place des mesures correctives allant jusqu’à 3% du montant de la subvention européenne si la communication de l’aide européenne n’est pas jugée suffisante par le service instructeur.

Enfin, nous vous rappelons que toute modification substantielle sur votre projet doit impérativement être indiquée à votre contact au sein de la Région.

COMMENT EST TRAITÉE VOTRE DEMANDE DE PAIEMENT ?

Les demandes de paiement sont transmises au service instructeur du dossier qui se charge d’examiner et contrôler les dépenses présentées.  Ce contrôle est matérialisé par l’édition d’un « certificat de service fait » (CSF). Le CSF permet de déterminer le montant d’aide européenne à verser au bénéficiaire. Le montant de la subvention est calculé sur la base des dépenses présentées par le bénéficiaire et retenues par le service instructeur au terme de son examen.

Le CSF peut également être complété par une visite sur place (VSP) de l’opération réalisée. La VSP a pour objectif de vérifier la conformité de l’opération à la convention attributive d’aide et de vérifier la complétude du dossier unique FEDER/FTJ ou FSE+ du bénéficiaire.