La phase de candidature est la plus importante. Les renseignements donnés dans ce dossier vont définir les modalités de suivi et de gestion administratives et financières de votre projet, vous les retrouverez dans la convention d’attribution de l'aide, si votre projet est retenu pour un cofinancement européen. Cette convention sera la référence pour l’examen de vos demandes de remboursement et pour les contrôles.

Se renseigner sur les conditions d’éligibilité à une aide européenne

Quel que soit le programme, des guides et des outils sont mis à disposition sur les sites internet dédiés. Cela vous permettra de connaître les modalités de financement du programme : fonctionnement par appel à projet ou non, date de publication, conditions d’éligibilité…

Les financements européens n’ont pas vocation à subventionner le fonctionnement de structure, mais bien des projets clairement identifiés et estimés dans le temps, avec des objectifs et des moyens bien définis.

Posez-vous les bonnes questions

Quel type de projet allez-vous mener ? Son étendue, ses limites, ses objectifs et les résultats visés, notamment l’impact attendu, le public à qui il est destiné.

Pourquoi ce projet est-il décisif ? Quel est le défi / la difficulté qu’il cherche à résoudre ?

Pourquoi peut-il être financé par l’Union Européenne ? Valeur ajoutée européenne ? Qu’apporte-t-il aux citoyens, et comment contribue-t-il aux objectifs de la stratégie européenne ?

Comment allez-vous le mener à terme ? Quel management de projet au sein de votre institution et/ou avec vos partenaires ? Quelle méthodologie mettre en place pour que le projet avance (calendrier de réalisation, étapes clés, marchés publics…) ? Est-ce qu’il faut prévoir des conventions de partenariat ? Quels moyens pour garantir la propriété intellectuelle ?…

Combien cela va-t-il coûter ? De quels moyens avez-vous besoin pour mener à bien votre projet (prestations externes, ingénierie, moyens de communication, d’animation, frais de déplacements…) et combien chacun des moyens va-t-il coûter ? Quelles recettes complémentaires peuvent contribuer au projet ? (soutiens publics nationaux et locaux, votre participation, celle des autres partenaires, recettes potentielles du projet). Quelle contribution communautaire pouvez-vous demander ?

Les financements publics complémentaires

Les fonds européens, en particulier le FEADER nterviennent en contrepartie de financements publics nationaux (Etat Régions Départements autres collectivités..). Ces financements doivent être acquis (transmission de l’arrêté ou convention d ‘attribution de l’aide) ou en voie d’acquisition (lettre d’intention du financeur), il faut veiller à ce que les démarches auprès des autres financeurs soient engagées.

Un conseil ?!

Prenez contact le plus tôt possible avec le point de contact du programme ou via le formulaire du site pour bénéficier au plus tôt d'une orientation et d'un appui. Cela vous permettra de vous faire connaître, d'identifier les pistes de financements potentiels, de confronter votre projet aux critères et attendus européens, de le réajuster le cas échéant en conséquence du fonds mobilisable.

Monter sa demande d’aide européenne

Cette phase ne s’effectue qu’une fois le projet bien défini. Elle s’inscrit dans la suite de la construction de votre projet qui doit être à ce stade planifié et bien maîtrisé.

Un conseil ?!

• Les objectifs de votre projet doivent être « SMART» : Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, et situés dans le Temps ;
• Votre budget doit être établi de façon réaliste : ne valoriser que les dépenses strictement nécessaires à la réalisation du projet, facilement justifiables et traçables dans votre comptabilité, établir un échéancier de vos demandes de remboursement qui vous permette d’assurer un fond de trésorerie (les fonds européens n’interviennent qu’en remboursement).
• Dans un souci de simplification, les programmes européens proposent de forfaitiser certains coûts comme des dépenses de fonctionnement du projet (personnel, frais indirects..)
• Les obligations contractuelles doivent être anticipées : publicité du financement européen, conservation des pièces, comptabilité séparée, indicateurs de réalisation ;
• Vous êtes soumis à la commande publique: consultez la rubrique « la commande publique » pour bien préparer votre demande de subvention.

Déposer son dossier de demande d’aide européenne

La dématérialisation est généralisée à tous les programmes européens. Prenez le temps très en amont de créer vos codes d'accès, de prendre connaissance des différents guides, particulièrement si vous répondez à un appel à projets, n'attendez pas la dernière minute pour saisir les éléments, un problème informatique, une surcharge du serveur sont des problèmes susceptibles d'entraver votre dépôt dans les délais. Prévoyez également d’avoir revu la liste des pièces à fournir, les avoir scannés et classer numériquement afin qu’ils soient accessibles facilement. 

• Pour le Programme régional FEDER FSE+ FTJ, la demande d’aide doit être déposée d’une façon dématérialisée sur le portail E-synergie.
• Pour le programme opérationnel FEAMPA la demande s'effectue sur E-Synergie
• Pour le Programme stratégique régional FEADER, la demande d’aide peut être déposée d’une façon dématérialisée sur le portail Euro-Pac
• Pour les autres programmes européens  : les plateformes sont multiples, laissez-vous guider

Un conseil ?!

• La complétude du dossier est conditionnée par la fourniture de l’ensemble des pièces et des renseignements demandés ; télécharger le guide de saisie E-Synergie ici.

Besoin d’aide ?

En cas d’interrogations sur le dossier, n’hésitez pas à nous contacter.

Ici, vous n'avez pas la main : c'est le service instructeur qui va examiner votre dossier et le présenter aux instances de programmation pour décision.

L’examen et l’instruction de la demande d’aide européenne

 À cette étape, le service instructeur en charge de votre dossier examine :

• La recevabilité sur la forme de votre dossier (complétude)
• L'éligibilité de votre demande : les objectifs des fonds européens et du projet sont-ils compatibles ? Le projet répond-il aux attendus de l’objectif spécifique tels que décrits dans le document de mise en œuvre ? Les dépenses sont-elles éligibles au programme ? Sont-elles conformes à la législation nationale (décret d’éligibilité des dépenses) et européenne (régimes d’aides d’Etat) ?
• Les indicateurs : ils doivent être cohérents avec l’ambition de votre projet, conformes à la mesure à laquelle vous postulez.
• L'opportunité de votre projet

Il s’agit d’examiner si votre projet est pertinent par rapport aux objectifs du programme et cohérent avec le contexte régional.

La programmation

Une fois cet avis émis, le service propose l’examen de votre dossier dans l’instance de programmation du programme auquel vous postulez.

Félicitations : vous êtes bénéficiaire d'un soutien européen pour la réalisation de votre projet. !

La subvention est versée au fur et à mesure de vos demandes de remboursement. Ces demandes sont faites de manière intermédiaire (pendant la réalisation du projet et à hauteur de 80% maximum du montant total de la subvention) et s'achèvent à la demande de solde. Les demandes intermédiaires s'effectuent :

- selon un calendrier pré-défini par l'autorité gestionnaire du programme concerné (par exemple pour les programmes Interreg ou sectoriels)

- selon votre calendrier pour couvrir vos besoins de trésorerie du projet.

La demande de solde s'effectue avant la date de fin de votre convention ou grant agreement.

Ces demandes doivent respecter un formalisme prédéfini dans votre convention d'attribution de l'aide. Dans les grandes lignes ces demandes doivent prouver que les dépenses ont été bien réalisées (preuve du paiement, factures certifiées acquitées), qu'elles respectent le cadre légal (ex : marché public), que la publicité sur le financement européen a été réalisé, que les résultats ont été atteints.

Veillez à bien archiver votre dossier selon les modalités définies dans votre convention.

L'une des astuces est d'adopter très vite et quasiment dès le dépôt de votre demande un plan de classement dédié numérique et papier.