L'Europe s'engage en Hauts-de-France



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Vous avez un projet

Vous avez un projet, vous pensez que l'Europe peut vous aider, mais vous ne savez pas comment faire... Suivez le guide !
Il s'agit de l'étape la plus importante. Les renseignements donnés dans ce dossier vont définir les modalités de suivi et de gestion administratives et financières de votre projet, ils seront pour partie reportés au sein de la convention d’attribution de l'aide, si votre projet est retenu pour un co financement européen. Cette convention sera la référence pour l’examen de vos demandes de remboursement et pour les contrôles.

 

Se renseigner sur les conditions d’éligibilité à une aide européenne

Prenez connaissance du programme auquel votre projet serait susceptible d’être éligible.

Quel que soit le programme, des guides et des outils sont mis à disposition sur les sites internet dédiés. Cela vous permettra de connaître les modalités de financement du programme : fonctionnement par appel à projet ou non, date de publication, conditions d’éligibilité…

Les financements européens n’ont pas vocation à subventionner le fonctionnement de structure mais bien des projets clairement identifiés et estimés dans le temps, avec des objectifs et des moyens bien définis.

Posez-vous les bonnes questions

  • Quel type de projet allez-vous mener ?

Son étendue, ses limites, ses objectifs et les résultats visés, notamment l’impact attendu, le public à qui il est destiné.

  • Pourquoi ce projet est-il décisif ?

Quel est le défi / la difficulté qu’il cherche à résoudre ?

  • Pourquoi peut-il être financé par l’Union Européenne ?

Valeur ajoutée européenne ? Qu’apporte-t-il aux citoyens, et comment contribue-t-il aux objectifs de la stratégie européenne ?

  • Comment allez-vous le mener à terme ?

Quel management de projet au sein de votre institution et/ou avec vos partenaires ? Quelle méthodologie mettre en place pour que le projet avance (calendrier de réalisation, étapes clés, marchés publics…) ? Est-ce qu’il faut prévoir des conventions de partenariat ? Quels moyens pour garantir la propriété intellectuelle ?…

  • Combien cela va-t-il coûter ?

De quels moyens avez-vous besoin pour mener à bien votre projet (prestation externes, ingénierie, moyens de communication, d’animation, frais de déplacements…) et combien chacun des moyens va-t-il coûter ? Quelles recettes complémentaires peuvent contribuer au projet ? (soutiens publics nationaux et locaux, votre participation, celle des autres partenaires, recettes potentielles du projet). Quelle contribution communautaire pouvez-vous demander ?

Les financements publics complémentaires

Les fonds européens en particulier pour les programmes opérationnels et les programmes de développement rural interviennent en contrepartie de financements publics nationaux (Etat Régions Départements autres collectivités..). Ces financements doivent être acquis (transmission de l’arrêté ou convention d ‘attribution de l’aide) ou en voie d’acquisition (lettre d’intention du financeur), il faut veiller à ce que les démarches auprès des autres financeurs soient engagées.

Un conseil ?!

Prenez contact le plus tôt possible avec la direction de la Région qui suivra votre projet. Cela vous permettra de vous faire connaître, de confronter votre point de vue à ceux de professionnels connaissant bien le territoire, ses besoins et les actions existantes, de vérifier le bien-fondé et la pertinence de votre projet et les réajuster le cas échéant, évaluer également les possibilités de cofinancements, dont les cofinancements européens.

Écrire et monter sa demande d’aide européenne

Cette phase ne s’effectue qu’une fois le projet bien défini. Elle s’inscrit dans la suite de la construction de votre projet qui doit être à ce stade planifié et bien maîtrisé.

Un conseil ?!

  • Référez-vous au dossier : l’ensemble des pièces et des renseignements demandés conditionneront la « complétude » de votre dossier.
  • Anticipez les obligations contractuelles : publicité du financement européen, conservation des pièces, comptabilité séparée, indicateurs de réalisation ;
  • Etablissez votre budget de façon réaliste : ne valoriser que les dépenses strictement nécessaires à la réalisation du projet, facilement justifiables et traçables dans votre comptabilité, établir un échéancier de vos demandes de remboursement qui vous permette d’assurer un fond de trésorerie (les fonds européens n’interviennent qu’en remboursement).
    Dans un souci de simplification, les programmes FEDER/FSE/IEJ et FEADER proposent une forfaitisation : 15% des frais directs de personnels mobilisés par le projet et valorisés dans le plan de financement.
  • En cas d’interrogations sur le dossier, n’hésitez pas à contacter le service instructeur que vous aurez identifié.
  • Les objectifs de votre projet doivent être « SMART» : Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, et situés dans le Temps.
Déposer son dossier de demande d’aide européenne

La demande d’aide doit être déposée auprès du service instructeur concerné à la Région :

Intitulé de la direction de la Région qui sera service instructeur
(à défaut Direction Europe)

Demande de subvention européenne

151 Avenue du Président Hoover

59555 LILLE CEDEX

Dès réception du dossier par le service instructeur, un accusé de réception simple vous sera transmis. Ce courrier vous informera de la référence qui a été attribuée à votre projet et vous signalera, le cas échéant, si votre projet peut démarrer ou non.

Pour les Programmes opérationnels régionaux FEDER-FSE-IEJ, la demande d’aide européenne est dématérialisée, et doit être formalisée sur e-synergie.

A défaut et afin de vous aider dans vos démarches, vous pouvez encore télécharger les dossiers de demande d’aide européenne en version papier ci-dessous.

Ressources utiles

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Dossier de demande d'aide européenne - Nord-Pas de Calais
Icône
Dossier de demande d'aide européenne - Picardie
Ici, vous n'avez pas la main : c'est le service instructeur qui va examiner votre dossier et le présenter (ou non) aux instances de programmation.

 

L’examen et l’instruction de la demande d’aide européenne

 A cette étape le service instructeur en charge de votre dossier examine :

  • la recevabilité sur la forme de votre dossier : c’est l’examen de complétude.

Le service a 2 mois pour vous faire savoir si le dossier est :

– complet, vous recevrez dans ce cas un accusé de réception complet

ou

– incomplet, dans ce cas, vous recevrez un courrier vous demandant les compléments nécessaires.

  • l’éligibilité de votre demande

Les objectifs des fonds européens et du projet sont-ils compatibles ? Le projet répond-il aux attendus de l’objectif spécifique tels que décrits dans le document de mise en œuvre ? Les dépenses sont-elles éligibles au programme ? Sont-elles conformes à la législation nationale (décret d’éligibilité des dépenses) et européenne (régimes d’aides d’Etat) ?

  • les indicateurs

Ils doivent être cohérents avec l’ambition de votre projet, conformes à la mesure à laquelle vous postulez.

  • l’opportunité de votre projet

Il s’agit d’examiner si votre projet est pertinent par rapport aux objectifs du programme et cohérent avec le contexte régional.

La programmation

Une fois cet avis émis, le service propose l’examen de votre dossier dans l’instance de programmation.

Cette étape s’effectue en 3 temps :

1/ Examen avec les partenaires de votre projet en comité technique thématique

Ce comité émet un avis technique, notamment sur l’éligibilité du porteur et du projet, l’éligibilité temporelle et géographique, la viabilité du plan de financement, et la structuration des moyens mis en œuvre rapportés aux objectifs et enjeux du projet. Il émet un premier avis mais ne prend de décision.

2/ Lecture et analyse des dossiers par les élus dans le cadre d’une commission consultative de programmation

Cette commission étudie l’opportunité et la valeur ajoutée des projets, et leur mise en perspective avec le contexte socio-économique territorial. Elle émet un avis mais ne prend pas de décision.

3/ Passage en commission permanente du Conseil régional pour décision.

Deux avis sont formulés :

  • accepté ;
  • refusé, quand le dossier a été identifié comme inéligible au programme opérationnel concerné.
La décision d’attribution

C’est à l’issue des trois phases précédentes que le Président du Conseil régional des Hauts-de-France est habilité à attribuer ou non l’aide européenne. Cette phase débouche sur la notification de la décision qui a été prise sur votre dossier. En cas de décision favorable, la convention d’attribution vous sera ensuite envoyée pour signature.

La convention d’attribution de l’aide européenne

 En tant que bénéficiaire d’une aide européenne, la convention d’attribution de l’aide est un document contractuel fondamental.

En signant cette convention vous vous engagez à en respecter ses termes.

Cette convention détaille :

  • Vos engagements : publicité du cofinancement européen, respect de la réglementation, soumission aux contrôles ;
  • Vos droits : notamment pour demander toute modification de votre projet (prolongation, modifications de la ventilation financière entre les dépenses, voies de recours, modification des dépenses…) ;
  • La période de réalisation du projet : les dépenses que vous fournirez lors de vos demandes de remboursement devront être réalisées dans cette période ;
  • Les dépenses retenues comme éligibles : elles seront annexées, vos demandes de remboursement devront être cohérentes avec cette annexe ;
  • Les indicateurs : ils seront également annexés, vous vous engagez à les renseigner.

Votre convention d’attribution est signée ? Vous êtes bénéficiaire de fonds européens, consultez la rubrique Vous êtes soutenu

Le montage de projet de coopération européenne est un peu particulier : il inclut par définition des notions fortes de partenariat et un accompagnement spécifique.

Les programmes de coopération européenne concernés

Avant toute chose, il est essentiel de savoir que chaque programme de coopération territoriale européenne met à votre disposition des animateurs/points de contacts/équipes techniques dont l’objectif premier est de vous accompagner au mieux dans le montage de votre projet et dans la bonne compréhension des attentes de chacun des programmes. En effet, chacun a ses propres règles et ses spécificités et cette programmation 2014/2020 mérite un accompagnement proximal afin de vous garantir le meilleur départ dans votre aventure européenne. Il est donc fortement recommandé, avant toute autre démarche, de vous rapprocher des personnes référentes dont vous trouverez les coordonnées ici :

Avant de s’engager, ce qu’il faut savoir…

Se lancer dans un projet de coopération européenne demande une bonne préparation, d’autant que la sélection est concurrentielle. Outre l’ensemble des éléments abordés dans la partie dédiée à tous les programmes, les projets impliquant un partenariat européen exigent des points de vigilance supplémentaires :

  • Avec qui allez-vous monter le projet ?

De quelles compétences le projet a-t-il besoin pour être efficace ? Qui fait quoi ? (consortium, nature du / des partenariat(s), partage des tâches et responsabilités?)

  • Votre structure peut / doit-elle être coordinatrice ?

Et donc être en première ligne à la fois au sein du consortium et vis-à-vis du secrétariat du programme et/ou de la Commission européenne ?

Au préalable, il s’agit de bien connaître l’ambition de votre structure sur le thème de votre projet,  ensuite évaluer ses moyens (temps, ingénierie d’animation et administrative) pour coordonner le partenariat et le suivi de la subvention et le cas échéant, les ajuster (recrutement d’un coordonnateur, chef de projet ou animateur…) pour les inscrire dans le budget prévisionnel de la candidature. A noter qu’une première expérience en tant que partenaire est un plus non négligeable quand vous vous positionnez pour la première fois en tant que chef de file.

  • Comment adapter les ressources humaines pour optimiser le montage et le suivi du projet ?

NB : le recours au SVE ou service civique peut être une méthode pour se doter d’une ingénierie 

  • Le projet européen comme une opportunité pour dynamiser les équipes :

Participer, animer la démarche, être en capacité de dynamiser le réseau de partenaires, prendre des initiatives, assurer la cohérence du projet nécessitent du temps. Mettre en place un projet européen amène à engager une réflexion sur la charge de travail et les compétences des équipes, l’articulation entre les référents techniques et l’équipe administrative. Dès lors, plusieurs hypothèses s’offrent à la direction en fonction de l’importance du projet à mener : le projet européen peut être utilisé comme une opportunité pour qualifier un poste, en créer un nouveau, voire structurer un service spécifique.

Un projet européen s’avère souvent complexe à mener. Il comporte de multiples dimensions (technique, juridique, financière, communication,…) souvent difficiles à coordonner par rapport aux contraintes administratives de l’institution. En outre, il se distingue d’un projet commun par sa dimension partenariale très marquée, complexe à approfondir de par la diversité culturelle et linguistique des acteurs européens.

  • Anticiper le recrutement :

Si l’analyse des missions, du plan de charge et des compétences montre une inadaptation des ressources humaines dans la direction, la création d’un nouveau poste pourrait être envisagée de façon permanente ou temporaire. La politique de la Région étant de fonctionner à effectif constant, la création de poste doit être motivée.

  • Mettre en place si besoin une équipe projet spécifique

En tant que chef de file, pour certains projets européens qui nécessitent beaucoup de coordination, de contacts par nature complexes à suivre, il pourra être envisagé de créer une petite structure dédiée (chef de projet-CADA). Les coûts de gestion sont à inclure dans le plan de financement du projet.

Un conseil ?!

Avoir le soutien bien en amont de votre hiérarchie quant à votre intention de déposer un projet européen car il est important d’anticiper les moyens humains et financiers nécessaires au bon déroulement du projet. => il s’agit d’un point de réussite clé.

1) Dans un projet de coopération européenne, vous pouvez être chef de file ou partenaire

Être chef de file, c’est :

  • animer le partenariat : donner vie au projet et assurer la coordination des partenaires ;
  • déposer le dossier lors des appels à projets européens ;
  • être le point de référence et de contact du Secrétariat Technique Conjoint (STC), de l’Autorité de Gestion ou de la Commission européenne ;
  • être responsable juridiquement du respect des termes de la convention d’attribution de l’aide ;
  • stimuler les remontées de dépenses des partenaires, coordonner la demande de paiement et assurer le reversement aux partenaires de la part de subvention européenne ;
  • établir les bilans d’exécution et tous documents relatifs au projet, demandés par le gestionnaire du programme ;
  • faire preuve d’une réelle volonté d’assurer la responsabilité de « coordinateur ».

Être partenaire, c’est :

  • participer à la mise en œuvre du projet ;
  • animer la démarche sur le territoire ou la filière qui vous est attribué dans l’accord de partenariat ;
  • répondre aux sollicitations du chef de file qui coordonne le suivi administratif et comptable du projet ;
  • privilégier l’échange ;
  • faire vivre le projet.
2) Les clés d’un consortium performant
  • Les règles de participation

Elles sont très différentes d’un programme européen à l’autre. Sachez que la diversité des partenaires et celle des zones géographiques sont des critères de sélection des projets.

  • La formation du consortium

Elle doit se faire en tenant compte des objectifs du projet. Chaque partenaire doit avoir une motivation, un rôle spécifique et apporter une réelle valeur ajoutée au projet. Il ne faut pas prendre de partenaires « alibi » peu motivés, ni augmenter inconsidérément le nombre de partenaires en accueillant tous ceux qui en expriment la demande. La difficulté de gestion du projet européen augmente avec le nombre de participants.

  • Le coordinateur, chef de file

Il est en général l’initiateur de la proposition, le porteur de l’idée innovante. Dans tous les cas, il est le moteur du projet. Il est très important qu’il soit clairement identifié et reconnu par tous les partenaires très tôt en amont du montage de projet. Il doit être expérimenté et enthousiaste, avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles, des talents de négociateur, avoir du temps et des ressources disponibles notamment pour le suivi administratif et l’animation du consortium pour mener à bien le projet.

  • Le choix des partenaires

Le choix des partenaires est également très important : ils doivent être motivés et engagés dans le projet. La confiance mutuelle se bâtit au fur et à mesure des expériences. Il convient d’être plus vigilant lorsqu’il s’agit d’une première participation. Il peut être judicieux dans ce cas de vérifier au préalable la réputation et les ressources des éventuels partenaires et de prendre en considération, dès le départ, les barrières linguistiques et culturelles car il faudra développer une confiance mutuelle dans la gestion du projet.

Un bon partenaire sera un partenaire actif et réactif :

– répondant promptement aux demandes du coordinateur ;

– contribuant au contenu et apportant de la substance au projet ;

– ayant de l’expérience dans la coordination de projet ;

– ayant un réseau de partenaires établi ;

– avec lequel la coopération pourra aller au-delà de la durée du projet ;

– qui sera engagé et motivé autrement que par le financement.

  • Un consortium équilibré

Les missions de chaque partenaire doivent être complémentaires. L’équilibre géographique entre partenaires (programmes INTERREG Europe par exemple avec les nouveaux Etats membres de l’UE) n’est pas à négliger.

Un conseil ?

Des idées pour trouver les partenaires…

  • consultez les bourses projets disponibles sur les sites web des programmes ;
  • participez aux rencontres annuelles organisées pour chaque programme ;
  • demandez l’appui des points de contact INTERREG présents à la Direction Europe.

Prévoyez de rédiger un protocole / une convention entre les partenaires précisant les droits et devoirs de chacun. Il est indispensable avant le démarrage du projet pour éviter tout désagrément ou litige.

Formalisez votre candidature

Pour obtenir l’information sur les dates et les objectifs des appels à projets, et le dossier de candidature à produire, consultez les sites internet dédiés à chaque programme ou rapprochez-vous de la Direction Europe, de l’animateur INTERREG…

Pour bien préparer un projet européen, il est important de bien comprendre la « gouvernance » du programme dans lequel on souhaite s’inscrire pour recueillir le maximum d’information.

Il est conseillé d’associer particulièrement les financeurs potentiels et les institutions publiques autour de votre projet : il s’agit de les faire adhérer à la réussite de votre projet, de bénéficier de leur analyse par rapport à la politique publique, la réglementation qui s’appliquent à votre projet, et éventuellement d’un benchmark d’autres manière de faire.

Pour les projets des programmes sectoriels ou concours à un prix européen, établir une démarche plus marketing vis à vis de la Commission européenne peut être un plus.

1) Être accompagné

Concernant les programmes INTERREG, des Equipes Techniques (France-Wallonie-Flandre), des Animateurs Territoriaux (Programmes des 2 Mers et France Manche Angleterre) et des points de contacts (programmes INTERREG du Nord-Ouest et Europe) peuvent utilement vous renseigner et vous accompagner dans le montage de votre projet.

Les secrétariats techniques conjoints (STC) de chaque programme sont également à votre disposition pour vous renseigner.

Concernant les programmes sectoriels, il est possible d’initier des relations avec la Commission européenne. Contrairement aux idées reçues, les fonctionnaires de la Commission ne sont pas inaccessibles.

Il ne faut pas hésiter à prendre un rendez-vous ou à les solliciter pour avoir des informations complémentaires, des éclaircissements et savoir ainsi, dès le départ, si le projet correspond aux attentes énoncées dans l’appel et s’il a de réelles chances de succès. Mais cela doit être fait avant l’ouverture de l’appel à propositions. Pour vous aider dans cette démarche, la Direction Europe et la Mission auprès de l’Union européenne se tiennent à votre disposition.

De nombreuses réunions d’information ou ateliers sont proposés, n’hésitez pas à y participer pour bénéficier des informations nécessaires et même créer votre réseau de partenaires et préparer votre réseau d’influence.

Le FRAPPE (Fonds Régional d’Aide aux Porteurs de Projets Européens) et le Dispositif de soutien au montage de projet européen sont mis à votre disposition pour bénéficier d’un accompagnement par un cabinet conseil pour la rédaction de votre candidature.

2) Bien vous entourer pour réussir votre projet…

Principes de base

  • prévoir éventuellement l’aide d’un consultant dès que l’idée est lancée en amont ;
  • faire relire votre dossier, éventuellement par un anglophone ;
  • faire preuve de pédagogie dans sa rédaction : pas de jargon technique, les évaluateurs ne sont pas toujours des experts dans votre domaine ;
  • être précis et concis ;
  • relire en regard des grilles de sélection de la mesure, du programme européen auquel vous postulez pour vous assurer que chaque item est couvert.
 3) Élaborez votre candidature

Une fois la date d’appel à projets connue, il est conseillé de mettre en place le rétro-planning pour élaborer le dossier de candidature, car il faut définir une organisation coordonnée vis-à-vis des partenaires (si vous êtes chef de file).

La gestion des délais est essentielle, il vaut mieux parfois attendre l’appel à projets suivant, si c’est possible, plutôt que de déposer un projet dans la précipitation.

Chaque programme dispose de son formulaire de candidature spécifique. Nous vous proposons ci-après un aperçu des différents éléments d’information que vous devrez communiquer et pour chacun de ces points quelques conseils, documents ou procédures « types ou adaptés Régions ».

Un conseil ?

Intégrez les délais de traduction si nécessaire du dossier de candidature (un marché à bons de commande « traduction » existe, il est géré par la Direction des moyens logistiques – DML)

Un dossier de candidature se compose de plusieurs parties :

Identification du projet

  • Calendrier
  • Axes du programme
  • Identification des opérateurs du projet
  • Structure de gestion et coordination
  • Localisation des activités du projet
  • Description du projet et des actions envisagées
  • Indicateurs
  • Communication
  • Éléments budgétaires

Constituez dès cette phase une équipe-ressource interne à votre direction (chargé de mission, secrétariat) et sollicitez si besoin les directions fonctionnelles nécessaires, mais aussi la Direction Europe pour tout conseil utile.

Un conseil ?

N’hésitez pas à prendre contact avec des directions qui ont déjà monté des projets à forme de parrainage.

Les éléments type du formulaire de candidature : chaque programme dispose de candidatures spécifiques.Retrouvez une liste non exhaustive des différents éléments d’information que vous devrez communiquer, en bas de cette page.

Votre dossier est finalisé !
 1) Sa relecture

Avant de soumettre le projet, posez-vous la question : « le projet est-il convaincant sur le fond, et sur la forme ? »

Trop souvent la première monture d’un projet est celle de spécialistes. Or, tout projet doit être spontanément clair et lisible pour tout lecteur non avisé. Un œil extérieur pourra s’avérer précieux.

Une relecture en regard de la grille d’évaluation ou de sélection des projets vous permettra également de vérifier si rien n’a été oublié.

La Direction Europe peut vous appuyer à ce niveau.

2) Son dépôt

Référez-vous strictement à ce qui est écrit dans l’appel à projet ou le dossier de demande de subvention.

La dématérialisation est largement utilisée :

  • Pensez à vous renseigner sur ce sujet dès le début de la rédaction de votre demande auprès de l’ETI INTERREG ou sur le site dédié de la Commission européenne=> il faudra certainement demander un code d’accès ;
  • Prenez connaissance des guides de saisie en amont.

Anticipez les problèmes techniques potentiels : prévoyez la saisie de votre dossier quelques jours avant la date limite tout d’abord pour éviter les surcharges des serveurs, ensuite pour bénéficier d’une aide technique plus facilement.

Un conseil ?!

Attention à la saisie ! Certains programmes sont très exigeants au moment de l’éligibilité des dossiers : Une erreur de saisie dans le formulaire informatique de candidature peut rendre votre dossier inéligible !

3) Que se passe-t-il après le dépôt de votre projet ?

Tous les projets passent par une procédure d’instruction et d’évaluation :

  • Analyse de complétude puis d’éligibilité a priori selon les éléments propres à chaque programme.
  • Si le projet a été jugé recevable, il fait alors l’objet d’une instruction complète et d’une  évaluation. Le mode d’instruction et d’évaluation varie d’un programme à l’autre.
  • Soumission au comité de programmation, de pilotage ou de sélection pour examen et évaluation des projets proposés :
    • acceptation / approbation du projet
    • rejet du projet
    • pour certains programmes, un dossier peut également bénéficier d’un report ou d’une acceptation sous conditions (cette phase, propre à chaque programme, est motivée dans ses modalités, ses délais…)
  • Réception d’une notification officielle d’acceptation ou de rejet du projet / chef de file partenaire. Dans le cadre de projet de coopération, le chef de file a la responsabilité de communiquer la décision aux partenaires du projet.

Votre convention d’attribution est signée ? Vous êtes bénéficiaire de fonds européens, consultez la rubrique Vous êtes soutenu

Ressources utiles

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Brochure FRAPPE
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Formulaire FRAPPE
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Éléments candidature projet européen